視訊會議中的跨文化溝通

巴西人與德國人在同一場視訊會議裡，用的都是英文，說話方式卻不一樣。巴西人為了建立關係會留一點空檔，德國人則用下一個重點填滿沉默。翻譯可以忠實轉換字詞，卻無法轉換那六秒鐘的安靜，因為它對雙方的意義不同。

日本人的長時間沉默不是斷線，荷蘭人直接說「不」也不是生氣。認識這些模式，第一次就能聽懂。

四種模型與通話中的例子

高情境與低情境。 日本、台灣、巴西習慣從情境與言外之意理解訊息，德國與美國則偏重明說的內容。提案後出現六秒沉默，前者多半是「正在思考」，後者則以為「對方在等你繼續」。

時間觀。 日本與德國把時間切成格子使用，巴西與義大利以關係的節奏為優先。因為閒聊多出十分鐘的會議，對前者是拖延，對後者是在建立信任。

回饋方式。 德國與俄羅斯會直接說「這個方案有三個風險」，日本與台灣則會包裝成「或許也可以從另一個角度考慮」。兩邊都在表達疑慮，聽起來卻截然不同。

權力距離。 在日本與台灣，對上司的不同意見通常私下提出；在美國，則習慣在會議上坦率表達。

各文化的開會習慣對照表

「典型」指多數情況，個人差異一定存在。

為什麼視訊會讓這些差異更明顯

面對面時可以看表情、看點頭；視訊只剩聲音與畫面。

沉默。 螢幕上的六秒特別漫長。先說一句「我先安靜一下，讓大家想一想」，沉默就變成有意為之。

插話。 同時說話會讓聲音斷掉。用「我可以插一句嗎」示意，既尊重發言順序，也給安靜的人一個切入點。

鏡頭。 有些文化認為開鏡頭是禮貌，有些則認為關閉是體貼。開場先說「關閉鏡頭也沒關係」最保險。

翻譯做得到與做不到的事

翻譯轉換字詞，卻帶不走語氣。巴西人說的「Talvez possamos」帶著維繫關係的溫度，譯文卻只剩「或許我們可以考慮另一種做法」。補強的方法，是把意圖說得比平常更明確：「我覺得這是好點子，想先和您確認一件事」，對方就能同時聽到字詞與用意。

語言本身的挑戰，可參考職場語言障礙與多語言會議指南。用英文打電話談日常電話的實務技巧，用英文談判則適合更需要拿捏分寸的場合。

通話前可以先做的準備

跨文化的通話，只要事前稍微準備，就能省下許多誤會。不需要很複雜，掌握以下三點就夠了。

一、先推測對方的風格。 對方偏高情境還是低情境？對時間比較嚴格還是比較彈性？即使無法完全確定，有個假設在手，遇到沉默或閒聊時，就能把它當成文化上的慣例，而不是對方的個性問題。

二、開場先說明進行方式。 事先說一句「中途有問題可以直接提」、「結論我會在最後整理」、「鏡頭開不開都可以」，就能免去對插話、沉默與鏡頭的許多揣測。

三、通話後用文字確認。 口頭上委婉的回應，只要寄出一份簡短摘要並詢問「這樣理解正確嗎？」，雙方就能對齊認知。這也是把含糊的「我們會再研究」轉成下一步具體行動最可靠的方法。

如果通話中有口譯或翻譯，記得把句子切短、一次只談一個重點，這樣不只字詞，連用意也更容易傳達給對方。

作為聽者要留意的訊號

不只說話的人需要調整，聽的人也有讀懂訊號的方法。「我們會研究看看」、「可能有點困難」這類說法，在某些文化裡其實接近婉拒；相反地，直接的指出問題未必是攻擊，常常只是想把方案做得更好。拿不準的時候，可以溫和地確認：「您剛才的意思，是有些疑慮嗎？」

一個簡單的通話節奏

建議把每次跨文化會議切成三段：開場花兩三分鐘建立關係並說明進行方式；中段一次只談一個主題，每個主題結束後留一小段空白；結尾用兩三句話重述決議與下一步。這樣的節奏對高情境與低情境的參與者都友善：前者有時間醞釀與表達，後者能看到清楚的結論與行動項目。

遇到需要多人發言的議題時，也可以請主持人逐一點名，而不是等大家自行搶話。點名讓安靜的人有明確的發言機會，也讓習慣直接表達的人學會等待，整體的討論品質通常會更好。

會後的書面跟進

跨文化會議最容易流失資訊的地方，是會議結束之後。建議在當天寄出一封簡短的信，列出三件事：已經達成共識的內容、仍待確認的問題，以及各自負責的下一步與期限。用平實、不帶情緒的字句書寫，避免使用只有特定文化才懂的慣用語。對高情境的夥伴，這封信是一個不必當場表態的回應空間；對低情境的夥伴，則是清楚可查的紀錄。兩種風格因此都能安心。

視訊會議的另一個小技巧，是在共享畫面或聊天室裡同步寫下關鍵詞與決議。文字紀錄不受口音與語速影響，也讓使用第二語言的參與者有餘裕確認自己是否聽懂，減少會後各自解讀不同的情況。