İş hayatında kültürlerarası iletişim: uluslararası toplantılar neden tıkanır

İş görüşmesinde kültürlerarası iletişim ne demek?

Kültürlerarası iletişim, farklı kültürlerden insanların aynı mesajı farklı biçimde ilettiği ve anladığı durumları anlatır: neyi açıkça söylerler, eleştiriyi nasıl dile getirirler, zamana ve sessizliğe nasıl bakarlar. Uluslararası ekiplerde toplantıları tıkayan şey çoğu zaman kelime farkı değil, bu alışkanlıklardır. İş hayatında kültürlerarası iletişimi anlamak için üç model işe yarar.

İstanbul'da bir satış müdürü, Japon ortağına sorar: "Katılıyor musunuz?" Karşı taraf bir an duraksar ve "Anlıyorum" der. Müdür bunu ret olarak duyar. Oysa ortağı hâlâ düşünmektedir ve ekibiyle konuşması gerekir. İkisi de net bir İngilizceyle konuştu. Kimse hata yapmadı, ama görüşme yerinde sayıyor.

Toplantı çatışmalarının çoğunu açıklayan üç model

Yüksek bağlam ve düşük bağlam (Edward T. Hall). Yüksek bağlamlı ortamlarda anlamın büyük kısmı durumda, ilişkide ve söylenmeyen şeylerde yatar. Düşük bağlamlı ortamlarda mesajı kelimelerin taşıması beklenir. Japonya ve Tayvan genellikle yüksek bağlamlı, Almanya ve ABD ise düşük bağlamlı kabul edilir.

Doğrudan ve dolaylı geri bildirim. Bu ayrı bir eksendir ve birincisiyle tam örtüşmez. Erin Meyer'in ülke karşılaştırmalarında Rusya yüksek bağlamlı kültürler arasında yer alır, ama eleştiriyi açık sözlülükle yapar; Brezilya ve Japonya ise eleştiriyi belirgin biçimde yumuşatır. Yani "yüksek bağlam", "nazik eleştiri" anlamına gelmez.

Zaman algısı. Hall'un tek zamanlı (monokronik) kültürleri takvimi bir taahhüt sayar: zamanında başla, zamanında bitir, bir seferde tek iş. Çok zamanlı (polikronik) kültürler ise takvimi, o anki insanlara ve önceliklere göre esneyen bir çerçeve olarak görür. İkisi de düzensiz değildir; yalnızca öncelik sıraları farklıdır.

Üçü de grupların eğilimlerini anlatır, ekranınızdaki kişiyi değil. Bunları ilk tahmininizi yapmak için kullanın, ilk on dakikanın sonunda da düzeltin.

Ülkelere göre toplantı alışkanlıkları

Bunlar yukarıda anılan kaynaklardaki yaygın eğilimlerdir ve hızlı okunsun diye sadeleştirilmiştir. Şirketlere, sektörlere ve kuşaklara göre değişir.

Görüntülü görüşmede ne değişir?

Video bu alışkanlıkları ortadan kaldırmaz; özellikle zamanlamayla ilgili olanları güçlendirir.

• Sessizlik. Birkaç saniyelik bir duraksama yüz yüze doğal gelir. Görüntülü görüşmede ise bağlantı kopmuş gibi görünür ve sırada konuşan kişi çoğunlukla en iyi fikri olan değil, sessizlikle en rahat olandır. Bir bekleme kuralı belirleyin: "Her sorudan sonra birkaç saniye bekleyeceğim."
• Lafı kesme ve üst üste konuşma. İtalyanlar ya da Brezilyalılar için üst üste konuşmak ilgi göstergesidir. Ancak toplantı yazılımı seslerden birini bastırır ve üst üste konuşma, kesik kesik kelimelere dönüşür. Cümlenin bitmesini beklemeye alışık biri susar ve belki bir daha söz almaz. Bekleyen sorular için "el kaldır" özelliğini veya sohbeti kullanın.
• Kamera normları. Bazı ekipler kamerayı saygı işareti sayar; bazıları kamera istemeyi, özellikle evden bağlananlar ya da bağlantısı yavaş olanlar için, müdahaleci bulur. Bunu tek tek sormak yerine davette belirtin ("Kamera isteğe bağlı").
• Çevrimiçi hiyerarşi. Mozaik görünüm kıdem farkını gizler. Hiyerarşik ortamlarda genç çalışanlar kıdemli kişinin konuşmasını bekler, bu yüzden onları ismen davet edin.

Çevirinin çözemedikleri

Gerçek zamanlı çeviri, ister insan ister makine yapsın, bir dilin kelimelerini başka bir dile aktarır. Konuşmacının söylemediğini ekleyemez ve tonu düzleştirir. Almancadaki doğrudan bir "Bu işe yaramaz", Japoncaya olduğu gibi gider; Japoncadaki "Bu zor olur" ise ret olarak değil, yumuşak bir yorum olarak ulaşabilir. Kelimeler doğrudur, anlam yanlış.

Bunu dengelemenin yolları:

1. Başta kuralı yüksek sesle söyleyin: "Her maddeyi bitirelim, sonra kısa bir ara verelim."
2. Kelimeleri değil anlamı sorun: "Bunun işlemesi için neyin doğru olması gerekir?"
3. Duyduğunuzu kendi cümlelerinizle özetleyin ve karşınızdakinden sizi düzeltmesini isteyin.
4. Kararları, sorumluları ve tarihleri içeren kısa bir yazılı özet gönderin.

Dilin kendisi için iş yerinde dil bariyeri ve çok dilli toplantı rehberi yazılarına bakın. Görüşmeyi kendiniz ikinci bir dilde yürütüyorsanız, İngilizce telefon görüşmeleri pratik tarafı, İngilizce müzakere ise pazarlığın daha zor durumunu ele alır.

Kültürlerarası toplantılar için bir rutin

Öncesi. Kuralları davete yazın: amaç, karar beklenip beklenmediği, kameranın isteğe bağlı olup olmadığı ve soruların nasıl sorulacağı (sohbet ya da el kaldırma). Bu, görüşmedeki her kültüre yardımcı olur.

Sırasında. Her sorudan sonra bekleyin. Daha sessiz kişileri ismen davet edin ve hemen ya da yazılı yanıt verme seçeneğini tanıyın. "Katılıyor musunuz?" yerine "Hangi çekinceleriniz var?" diye sorun.

Sonrası. Özeti bir gün içinde gönderin. Yüksek bağlamlı ekipler ortak anlayışı yazılı olarak görür, düşük bağlamlı ekipler de beklediği belgeye kavuşur.

Canlı çeviri nerede işe yarar?

Sorun dilin kendisiyse, görüşmeye katılan bir çevirmen bu engeli kaldırır. Akume, Google Meet, Microsoft Teams veya Zoom görüşmesine katılımcı olarak girer, görüşmede canlı altyazı gösterir ve dinleyici bağlantısını açan herkes için çeviriyi sesli okur; böylece her katılımcı kendi dilinde takip eder. Bu sayede yukarıda anlatılan tempo, sessizlik ve takip işlerine odaklanabilirsiniz. Akume bunların yerini tutmaz.