Englisch telefonieren: Phrasen und Anleitung

Wenn Sie auf Englisch telefonieren, beginnen Sie mit Ihrem Namen und Ihrem Anliegen in einem Satz. Sprechen Sie etwas langsamer als gewohnt und wiederholen Sie jeden Namen, jede Nummer und jedes Datum, bevor Sie auflegen. Die Phrasen unten decken Annehmen, Weiterverbinden, Mailbox, Buchstabieren und Zahlen ab. Dazu kommen drei vollständige Gesprächsbeispiele und eine Alternative für Gespräche, bei denen ein Missverständnis zu teuer wäre.

Warum Telefonieren schwieriger ist als ein Videoanruf

Am Telefon bekommen Sie nur Ton, meist komprimiert, manchmal mit schlechter Verbindung und einem Akzent, an den Sie nicht gewöhnt sind. Ihr Gehirn hat keinen zweiten Kanal, um das Gehörte zu überprüfen. Ein verpasstes Wort wird so schnell zu einem verpassten Satz.

Drei Gewohnheiten lösen die meisten Probleme:

• Fragen Sie früh nach, nicht spät. In der ersten Minute nachzufragen wirkt völlig normal. Nach fünf Minuten Zustimmung ohne Verständnis wird es peinlich.
• Sagen Sie, was Sie verstanden haben, und fragen Sie nach dem Rest. "I got Thursday, but not the time" geht schneller als "Sorry, can you repeat?"
• Lesen Sie alles zurück. Namen, Nummern, Daten, Mengen. Diese Gewohnheit verhindert teure Fehler am zuverlässigsten.

Phrasen für den Anruf

Sie müssen sie nicht auswendig lernen. Wenn Sie den Aufbau jeder Phrase verstehen, können Sie frei variieren.

Annehmen und Beginnen

Weiterverbinden und Warten

Um Wiederholung bitten

Mailbox

Halten Sie die Nachricht unter 30 Sekunden und sprechen Sie Ihre Nummer langsam und zweimal.

"Hello Dr. Weber, this is Maria Schneider from Hamburg Logistics, calling about shipment 5523. I'd like to confirm the delivery date. You can reach me on plus four nine, four zero, one two three four, five six seven eight, that's four zero, one two three four, five six seven eight. I'll also send an email. Thank you, goodbye."

Wenn Sie selbst eine Mailbox-Nachricht abhören, notieren Sie vier Dinge: wer, warum, Rückrufnummer und Frist. Hören Sie die Nummer so oft an, bis Sie sicher sind.

Namen mit dem NATO-Alphabet buchstabieren

Buchstaben wie B, D, P und T klingen bei schlechter Verbindung fast gleich. Nutzen Sie deshalb die Code-Wörter:

Gehen Sie so vor: erst den Namen einmal nennen, dann die Buchstaben, dann um Zurücklesen bitten. "My surname is Hoffmann. H as in Hotel, O as in Oscar, F as in Foxtrot, F as in Foxtrot, M as in Mike, A as in Alpha, N as in November, N as in November. Could you read that back to me?"

Zahlen und Daten

Zahlen verursachen am Telefon mehr Fehler als die Grammatik.

• Zahlen auf -teen und auf -ty klingen ähnlich. Thirteen und thirty, fifteen und fifty. Betonen Sie die Endung bei -teen ("thir-TEEN") oder buchstabieren Sie die Ziffern dazu: "fifteen, one-five."
• Sprechen Sie Ziffern in Gruppen. Für eine Telefonnummer: "zero four zero, one two three four, five six seven eight." Machen Sie zwischen den Gruppen eine Pause.
• Die Null heißt im britischen Englisch oft "oh", im amerikanischen "zero". Beides ist in Ordnung. "Double five" bedeutet im britischen Englisch 55.
• Daten sind mehrdeutig. 04/05 ist im Vereinigten Königreich der 4. Mai und in den USA der 5. April. Nennen Sie den Monat als Wort: "the fifth of April" oder "April fifth."
• Zeitzonen. Sagen Sie "3 p.m. Central European Time, which is 9 a.m. New York time", nicht nur "3 p.m."
• Lesen Sie alles zurück: "So that's Tuesday, October twentieth, at 2 p.m. Berlin time, correct?"

Drei Gesprächsbeispiele zum Anpassen

Tisch oder Termin buchen

Eine Beschwerde einreichen

1. Sagen Sie, wer Sie sind, und nennen Sie die Bestell- oder Reservierungsnummer.
2. Beschreiben Sie das Problem in einem Satz: "The shipment arrived three days late, and the packaging was damaged."
3. Sagen Sie, was Sie möchten: "I'd like compensation or a replacement shipment."
4. Fragen Sie nach dem nächsten Schritt und einer Frist: "What happens now, and when will I hear back?"
5. Fragen Sie nach einer Vorgangsnummer und lesen Sie sie zurück.
6. Bestätigen Sie per E-Mail: "I'll send you a short email so we both have it in writing."

Bleiben Sie ruhig und sprechen Sie gleichmäßig. "I understand it's not your fault, but I need this resolved by Friday" funktioniert in jedem englischsprachigen Land.

Nachfassen bei einem Lieferanten

"Hello Dr. Weber, this is Maria Schneider from Hamburg Logistics. I'm following up on the quotation I requested last Tuesday. Have you had a chance to review it? ... I understand. Could you send it by Thursday? ... Great, so I'll expect it by end of day Thursday, and I'll call again on Monday if I haven't received it. Thank you for your time."

Das Muster: Bezug auf den früheren Kontakt, eine klare Frage, eine Frist, die Frist noch einmal zurücklesen.

Was Sie tun, wenn das Gespräch schiefläuft

• Sie hängen fest. Sagen Sie "Give me a moment" und denken Sie nach. Oder umschreiben Sie das Wort: "the document you sign when you rent a car."
• Sie kennen die Antwort nicht. "I don't have that in front of me. Let me check and call you back by 3 p.m."
• Die andere Person ist verärgert. Sprechen Sie langsamer, fassen Sie das Problem zusammen und bieten Sie einen konkreten nächsten Schritt an. Schlagen Sie eine schriftliche Zusammenfassung vor, statt am Telefon zu diskutieren.
• Sie haben sich versprochen. "Sorry, let me correct that. I meant next week, not next month."

Wann Sie auf Übersetzung oder einen Videolink umsteigen sollten

Manche Gespräche sollten nicht allein von Ihrem Englisch und einer guten Verbindung abhängen: eine medizinische Frage, eine gesetzliche Frist, ein Zahlungsstreit, eine Verhandlung. Dafür haben Sie vier Möglichkeiten.

1. Erst E-Mail, dann Anruf. Schicken Sie die wichtigsten Fakten schriftlich und rufen Sie anschließend zur Bestätigung an.
2. Ein menschlicher Dolmetscher am Telefon, der mit jeder Nummer funktioniert, auch im Festnetz.
3. Die eigene Anrufübersetzung des Smartphones auf einigen neueren Samsung-, Pixel- und iPhone-Modellen, je nach Modell und Sprachpaar. Unser Leitfaden zum Telefonübersetzer vergleicht diese Wege.
4. Ein Videolink, den beide öffnen. Das ist der Ausweg, wenn Sie nur eine Telefonnummer haben. Fragen Sie per SMS oder WhatsApp: "Can we do this through a link? It helps me follow in my language." Erstellen Sie ein Google-Meet- oder Zoom-Meeting und schicken Sie die URL. Die andere Person öffnet sie im Browser ihres Telefons und braucht keine App.

Über einen Videolink stehen Ihnen außerdem Werkzeuge zur Verfügung, die eine Telefonleitung nicht bietet. Google Meet bietet übersetzte Untertitel für bestimmte Workspace-Tarife (Google Meet-Hilfe), und Zoom hat übersetzte Untertitel und Dolmetschfunktion, je nach Tarif und Sprache (Zoom). Unser Leitfaden zur Live-Übersetzung in Zoom nennt die Grenzen beider Lösungen. Deckt die integrierte Funktion Ihr Sprachpaar nicht ab, ist ein Übersetzer-Bot die Alternative: Akume tritt einem Google-Meet-, Microsoft-Teams- oder Zoom-Meeting als Teilnehmer bei, zeigt Live-Untertitel im Gespräch und liefert allen, die den Zuhörer-Link öffnen, die gesprochene Übersetzung in ihrer Sprache. Normalen Telefongesprächen tritt Akume nicht bei, deshalb braucht dieser Weg einen Link.

Wenn das Gespräch Teil eines größeren internationalen Projekts ist, lesen Sie unseren Leitfaden für mehrsprachige Meetings. Ist das eigentliche Problem der Stress, in einer Sprache zu arbeiten, die Sie noch lernen, zeigt Sprachbarrieren im Job das größere Bild.

Ein Spickzettel auf einer Karte

Schreiben Sie vor einem wichtigen Anruf Folgendes auf eine einzelne Karte:

1. Ihren Namen, Ihre Firma und die Vorgangsnummer.
2. Ihr Anliegen in einem Satz.
3. Die zwei oder drei Informationen, die Sie brauchen: ein Datum, ein Name, eine Zahl.
4. Den Satz, mit dem Sie um Wiederholung bitten.
5. Den genauen Satz zum Abschluss: "So, to confirm, ..."

Sprechen Sie dann den ersten Satz einmal laut. Der Einstieg ist die Stelle, an der die meisten stocken, und der Rest des Gesprächs fällt leichter, sobald Sie im Fluss sind.